電子郵件寫作心得
前言 最近剛好有老師說學生寫信很糟糕,我隨口回了「因為沒人教他」。然後體內第二人格就嗆聲「不然你要教嗎?」我「教就教阿!怕你阿!」所以就搞出這一篇了。 第一章:寫信前準備 搞清處這個是不是該寫信 在這個溝通方式多元的社會,什麼時候要用電子郵件?掌握三原則 對方需要處理時間的情境:例如回覆報名、諮詢、要求製作推薦信時,這些都需要花時間處理,你給他郵件才能讓他記得。 跟對方不熟的時候:利用郵件,可以給對方思考的時間,也避免直接碰面的尷尬(你不尷尬,對方也會尷尬阿!) 大量通知時:每次都用講的,會因為失誤而傳達出錯誤的資訊。這時候用郵件就能避免傳達錯誤。 信件的目的:信件分三種 通知型:只是告知一個資訊,不需要做什麼 命令型:需要收信者做動作。 混和型:要通知又要命令。 以下是我參考各家精華整理出來的「結構式電子郵件」寫作法。 第二章:通知型寫作 標題怎麼寫 個人建議,把標題用「」分成兩段,我個人是「」內放單位或活動名稱,像是「東吳肥宅解剖研討會」,然後「」以外放活動說明,像是入場通知、報名成功、錄取通知。 不要超過20個字,讓對方可以一次閱讀完畢。 內文怎麼寫 開頭句:提供來信者簡介,通知目的。 內文:分點分項,不能分超過五項,超過五項,請用附件提供檔案方式讓對方閱讀。 結尾:單位全名、聯絡方式和方便聯絡的時間 善用符號向是「」、*等來增加辨識度,提醒閱讀者,不要用顏色,因為可能有色盲的讀者。 範例 標題:【東吳肥宅研究所】錄取通知 內文: OOO同學你好: 這裡是東吳東吳肥宅研究所,恭喜同學錄取為樣本。 請同學: 1. 請依指示操作提款機 2. 不要告訴家長 3. 當天需要解剖,前一天請務必洗澡 * 附件是提款機操作方式,請同學參考。 祝 一切順利 東吳大學肥宅研究所 9487專員 0987987987 第三章:命令型寫作 標題怎麼寫 個人建議,把標題用「」分成兩段,我個人是「」內放希望對方填寫的內容,像是「懇請撰寫推薦信」、「請填寫報名表」,然後「」以外放說明,像是肥宅研究推薦甄試、東吳大學肥宅研討會。 不要超過20個字,讓對方可以一次閱讀完畢。 內文怎麼寫 開頭句:個人簡介 第二句:直接說明來意 內文:分點分項,