電子郵件寫作心得

前言

最近剛好有老師說學生寫信很糟糕，我隨口回了「因為沒人教他」。然後體內第二人格就嗆聲「不然你要教嗎？」我「教就教阿！怕你阿！」所以就搞出這一篇了。

第一章：寫信前準備

  1. 搞清處這個是不是該寫信
    在這個溝通方式多元的社會，什麼時候要用電子郵件？掌握三原則
    1. 對方需要處理時間的情境：例如回覆報名、諮詢、要求製作推薦信時，這些都需要花時間處理，你給他郵件才能讓他記得。
    2. 跟對方不熟的時候：利用郵件，可以給對方思考的時間，也避免直接碰面的尷尬（你不尷尬，對方也會尷尬阿！）
    3. 大量通知時：每次都用講的，會因為失誤而傳達出錯誤的資訊。這時候用郵件就能避免傳達錯誤。
  2. 信件的目的：信件分三種
    1. 通知型：只是告知一個資訊，不需要做什麼
    2. 命令型：需要收信者做動作。
    3. 混和型：要通知又要命令。
  3. 以下是我參考各家精華整理出來的「結構式電子郵件」寫作法。

第二章：通知型寫作

  1. 標題怎麼寫
    1. 個人建議，把標題用「」分成兩段，我個人是「」內放單位或活動名稱，像是「東吳肥宅解剖研討會」，然後「」以外放活動說明，像是入場通知、報名成功、錄取通知。
    2. 不要超過20個字，讓對方可以一次閱讀完畢。
  2. 內文怎麼寫
    1. 開頭句：提供來信者簡介，通知目的。
    2. 內文：分點分項，不能分超過五項，超過五項，請用附件提供檔案方式讓對方閱讀。
    3. 結尾：單位全名、聯絡方式和方便聯絡的時間
    4. 善用符號向是「」、＊等來增加辨識度，提醒閱讀者，不要用顏色，因為可能有色盲的讀者。
  3. 範例
     標題：【東吳肥宅研究所】錄取通知
 內文：
 OOO同學你好:
 這裡是東吳東吳肥宅研究所，恭喜同學錄取為樣本。
 請同學：
 1. 請依指示操作提款機
 2. 不要告訴家長
 3. 當天需要解剖，前一天請務必洗澡
 * 附件是提款機操作方式，請同學參考。
 祝 一切順利
 東吳大學肥宅研究所 9487專員 0987987987

第三章：命令型寫作

  1. 標題怎麼寫
    1. 個人建議，把標題用「」分成兩段，我個人是「」內放希望對方填寫的內容，像是「懇請撰寫推薦信」、「請填寫報名表」，然後「」以外放說明，像是肥宅研究推薦甄試、東吳大學肥宅研討會。
    2. 不要超過20個字，讓對方可以一次閱讀完畢。
  2. 內文怎麼寫
    1. 開頭句：個人簡介
    2. 第二句：直接說明來意
    3. 內文：分點分項，具體明確的指示
    4. 文末：提供截止日期或是填寫所需要的資料
    5. 結尾：單位全名、聯絡方式和方便聯絡的時間
    6. 善用符號向是「」、＊等來增加辨識度，提醒閱讀者，不要用顏色，因為可能有色盲的讀者。
  3. 範例：常見的推薦信就是命令型
     標題：【懇請撰寫推薦信】東吳大學肥宅所推薦甄試
 內文：
 OOO老師您好:
 我是東吳大學法律系OOO同學，於OOOO年有上過老師OO課
 目前要推甄東吳大學肥宅研究所，想請老師寫推薦信。
 1.由於該研究所需要有兩位交過我的老師提供推薦信，因此想請老師推薦。
 2.推薦信需要用學校信紙信封並且瀰封，請問我何時方便去找老師。
 3.因為資料需要在10月32日當天寄出，請問老師10/29前方便撰寫嗎？
 * 附件是推薦信的樣本，請老師參考。
 非常感謝老師撥冗閱讀
 祝 一切順利
 9487同學 0987987987

第四章：混和型寫作

  1. 標題怎麼寫
    1. 個人建議採用跟通知型一樣的寫法
    2. 20個字以內是絕對不能改的金科玉律
  2. 內文怎麼寫
    1. 個人建議跟命令型一樣。
    2. 分點分項是必要的。
  3. 範例
     標題：【東吳肥宅研討會】報名通知及資訊調查
 內文：
 OOO同學你好:
 這裡是東吳東吳肥宅研究所，本信件為報名成功通知信件。
 提醒同學
 1. 請依指示操作提款機繳費
 2. 當天請攜帶身份證明文件做報到入場
 另外，為了提供餐飲安排，請您填寫附件調查表。
 祝 一切順利
 東吳大學肥宅研究所 9487專員 0987987987

第五章：信件中的地雷

  1. 缺乏有意義的個人介紹：這很常見的基本失誤，可以細分為
    1. 沒有寫名字：這是最離譜的錯誤，但也是收信者最喜歡的錯誤，因為不知道你是誰，所以忽略你也是正常的。最後害到的就是寄件人自己。
    2. 沒有寫有效自我介紹，就沒有情感連接，沒有情感連接，自然就不容易打動別人替你做事，尤其是在要別人無償給你恩惠時，自我介紹有三種等級
      X等級：你做了等於沒做，對於每天有海量信件要處理的人來說，對這種信只有「憤恨」這種原始的負面情緒。
      1. 我是東吳大學的OOO：無意義的介紹
      2. 我是OO社的OOO：社團只是一個鬆散組織，沒有特定級別或分會，根本無法有情感連接。
        △等級：可以讓人產生基本印象
      3. 我是東吳法律大四的OOO，去年上過老師的OO課。
      4. 我是OO社第XX屆的OO長OOO，聽說學長/姊以前也是OO社的。
        O等級：最好的自我介紹，馬上拉近距離感，變成半個自己人
      5. 我是之前有去參加OO研討會的東吳大學OOO，目前是大學部四年級學生。
      6. 我是OO社的OOO之前我有參加過學長辦的迎新，當時我是新生。
  2. 內文糊成一團：又可以分成
    1. 內文沒有重點，整篇沒有告訴我我要幹嘛
    2. 重點跟重點重疊：請善用分點分項，一句話講一件事，不要出現「請替我撰寫並校訂這篇推薦信…」我到底是要寫還是只要校訂？怎麼校訂？
    3. 欠缺可轉化為立刻行動的具體指示：例如，「請幫我擬一個稿」，阿主題勒？長度勒？對象是誰？你給我多一點資訊才能動工好嗎？
  3. 文末資訊欠缺：
    1. 欠缺文截止期限：等於讓對方不知道怎麼安排工作。
    2. 亂用ASAP或亂定期限：什麼週五給下週一要，ASAP=As Soon As Possibe=我是個混蛋，除非你是郭台銘等級的老闆，否則就算對下屬，也不要用ASAP，除非是擅長沒朋友的朋友。
    3. 沒有聯絡資訊，就算是不會接的手機，也要放上去。
    4. 上班時間很重要，如果在跨國公司，一定要把時區放在時間前。
  4. 附件：
    1. 檔案標題：理想的檔案標題=分類＋作者＋目標＋時間＋版本號碼
      範例：「（推薦信OOO老師)東吳肥宅研究所-20171032V1」
    2. 請在信件幫附件做清單，一方面確保自己沒有漏寄，二方面也能讓對方知道到底有多少東西
      範例：「以下為本次活動附件 1. 錄取通知書 2. 報到資料表 3. 依指示匯款說明」
  5. 超級陷阱：
    很多人寄信、講話，都會有本位主義的問題。講話的時候叫「自我中心」，寫信時就
    是我到底看了三小（連結為情境圖）。克服小秘訣，就是每次你信件要打「請填寫…」「請回覆…」時，你先回去找你前文有沒有「因為…」「由於…的需要」，如果沒有，請立刻停止手邊工作回去想理由，沒有理由的信，就跟沒有筷子的便當，你是要我空幹嗎？

結語：其實電子郵件只有一種

雖然前面系統化的把信件分成兩種，但必須說，當你持續實行結構式電子郵件寫作，你就會發現，根本沒有單純的「通知型郵件」，通知就是要別人「記得」，等於就是「命令」人家「記住」，所以只要能夠學會命令型的寫作法，就能闖蕩江湖了。至於很多人問說「那些文情並茂的信件要怎麼寫？」我說「傻孩子，你知道這個世界上有一個東西叫『公關公司』嗎？他們就是寫那種信的專家，你覺得你需要這麼專業的東西嗎？」

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