助理生存指南

前言

會出這一篇，當然就是因為碰到天兵的助理，天兵的程度讓我覺得「該是我出來寫教學文了！」的程度。首先我必須先跟大家說，大家當助理都是基於自己的意願或經濟壓力，如果你真的覺得接下來的要求或是觀點太刺激你了，請記住，你隨時可以離開助理這個工作，所以不要勉強自己。
我這邊是以學校以學生當助理的助理舉例，當然這也可以用在其他助理類型的工作上。

什麼是助理＆角色職業定位？

助理雖然在職務中最小，卻也是最靠近權力核心的工作。所以助理做的好，是能在組織裡面掌握實權的，但也因為助理很難做，所以很多人還沒做到掌握實權之前就離開了。離開不一定是壞事，這剛好就是告訴你你不適合助理這份工作罷了。

老闆為何要助理？

助理說穿了，就是老闆的手足，老闆一天的時間有限，但他需要做的事情遠超過他所擁有時間。這時候老闆只好做出一些抉擇，就是「把低價值的工作」交給助理處理，自己專心處理「高價值」的事情。
而所謂低價值的工作，不外乎就是一些一般人眼中所謂「雜務」「雜事」所以你如果當助理卻不願意處理低價值工作，你就不是一個理想的助理。

助理的角色職業定位

前面讓各位瞭解助理的工作就是處理「低價值工作」，因此助理最基本的能力就是「如何有效率的處理雜事？」進一步，我們就要分析低價值工作的特色，進一步找出處理的方式。
低價值工作之所以低價值，他有幾個「特點」

1. 佔用時間長：像是排隊、參加例行會議或是填寫表單。
2. 重複性工作：像是填寫月報、核銷或是安排會議。
3. 報酬非常低：像是系上義務活動、填寫表單或是排隊。
   當我們抓出一點頭緒之後，就開始對症下藥
   處理佔用時間長：抓住活動規律、事先安排，像是排隊，抓對時間就能減少時間，或是填寫表單，老師的個人資料隨時準備好，就能在填表格的時候立刻完成。
   重複性工作：善用之前的留存檔案，直接套用舊檔就能立刻出貨。聯絡的話記得建立通訊率或群組，一次傳送訊息，讓大家不資訊漏接。
   報酬非常低：就是利用零碎時間處理，像是搭車、等吃飯或是睡覺前。
   當然，我也必須說，因為這些工作價值非常低，所以也很難從中獲得成就感，但反過來想，這些工作也是你未來無論位階多高，你都需要去面對的，所以先學會怎麼處理也是一件好事。

優質助理到底多做了哪些事？

我眼中優秀的助理一言以蔽之就是「把自己搞的像無所事事的樣子」，進一步來講，就是把所有急件都在他變成急件前收拾掉，讓老闆專心處理眼中最高價值的工作。
要達到這個境界，助理需要的技能有

1. 能夠「獨立」解決問題，這也是優質助理的核心技能，往下可以再細分為
   1. 得到充分的授權：知道老闆什麼可以代勞，什麼一定要老闆自己來。個人建議是跟老闆打開天窗說亮話，直接取得授權，不要透過第三人或猜測。
   2. 具備問題解決工具：無論是知道解決問題的門道，或是瞭解老闆解決問題的模式，能把事情處理的「像是老闆親自處理」的樣子。甚至用老闆都不知道的人脈和資源幫他把問題消弭於無形。
   3. 對「錢」的共識：厲害的助理往往跟老闆決裂就是出在「錢」上，優質助理會瞭解老闆對「錢」的看法，有的老闆覺得「世上最大的問題是不能用錢解決的問題」，因此願意用錢解決。但也有老闆是「世界上最大的問題是要用錢解決的問題」，因此在付錢上偏向保守。優質助理會找到老師的容忍限度，在限度內做到物超所值。
2. 能夠發現問題，有人就是敏感度太差，所以搞的老闆覺得「你好笨」，進一步分析為
   1. 聽懂老闆的話：知道老闆「真的」想要什麼，知道老闆「現在」需要什麼，場面話跟風涼話一樣，都是講的人很賣力，聽的人也很用力，你如果跟不上場面話和風涼話背後的資訊，你就永遠「狀況外」，久而久之，人家就不會想到你。
   2. 換位為思考：替老闆、替老闆的相對人、替自己、替組織，至少四個面像思考，多想一秒鐘，你能做出更好的第一步，而好的第一步，就能讓所有人都不會歪掉，進而避免浪費大家的時間、資源，尤其是老闆的。
   3. 滿足「連老闆自己都不知道的需求」：有時候人的需求連自己都很難描述，優秀的人就有一種能力能看穿一切干擾找到我們稱之為「真正需求」的東西。我經過長時間跟各種人交手的經驗，可以很遺憾的告訴各位，這種能力如果沒有在學生時代培養起來，你之後就沒辦法無中生有這個能力了。所以說，如果你還是學生，你就開始訓練自己，從瞭解世界上「事物的利益分配」、「事情的運作方式」和「真正多贏的樣子」，不要相信那些「過去都…」「以前都是…」「本來應該…」那些你只要問三次「為什麼要這樣？」就會找不出理由的屁話。

一般助理到底應該做到什麼？

一般助理，一言以蔽之就是要「當一個稱職的『手足』」，什麼是「手足」？不是兄弟，而是將腦袋（老闆）想法具體表現出來的工具。所以評價手足程度，就是看你表現出腦袋幾成的東西。具體評量標準

1. 你的聽話能力：不要懷疑，有些人有將聽到的東西轉換為腦內記憶的障礙，因為台灣大學前教育以閱讀書寫為主，聽課和直接記憶為輔，所以不少人一直到大學需要大量聽和記憶時才發現自己似乎有些障礙，但又羞於告訴別人，然後就在一直搞不清楚狀況的情形下搞砸一切。
2. 你對事情的瞭解程度：有的時候是漫不經心、有的時候是不知道問題重點，所以任何時候表現出來的樣子就是一副「你怎麼問什麼都不知道？」。
   以上兩種情形的克服方法就是「問」，手足聽不懂，就是用問的，對大腦傳達求救訊號。看是大腦要拉你一把還是壯士斷腕，你不懂又不問，只是手足在替大腦秀下限，甚至被人家講「這手足是怎麼選出來的？」結果是大腦能力被質疑…而當老闆發現自己居然要出來幫助理擦屁股時，助理也大概沒好日子可以過了。

差強人意的助理缺了哪些基本功？

這篇文章會出來，就是因為遇到幾個嘆為觀止的助理，所以想要紀錄一下。到底又有哪些基本功缺乏才讓我抓狂！

1. 助理其實就是秘書：對於小型組織來說，助理就是老闆的秘書，所以當老闆對外對別人說「這是我的助理」時，也就是在告訴人家「有事可以找他（就是你）！」，這是你要有基本的認知，不然當人家問你老闆在哪裡你答不出來時，你就等著被罵「助理是做假的喔！」
2. 既然知道助理其實是秘書後：老闆的行程、老闆的習慣就需要去掌控，因為「每一個成功的人背後，都有一個收拾善後的人」你既然收人家錢了，你就是要擔任收拾者的角色。因此，當老闆發現助理無法達成收拾的工作時，他自然會對助理產生反感。而助理也需要去觀察老闆，老闆可能（經常）有很多缺點，甚至沒有優點，你就必須要掌握
   1. 哪些是一定要遵守的：像是準時、資訊正確、活動時間地點不衝突。
   2. 哪一些是老闆常常Miss的：像是忘記時間，搞不清楚地點，覺得十分鐘101到西門町很簡單等等。然後以此作為幫助老闆的方向。
3. 認識老闆的朋友們：這不是叫你去社交，而是要知道「哪些人是O蛋」「哪些人是可以幫忙的」「哪些人不能期待的」，這樣你做起事情來才能「哪些人是可以放心交給他」「哪些人要持續盯進度」「哪些人根本不會有進度」，進而分配資源。
   在我眼中，這些都是基本功，達到，人家不一定看的出來。但沒有達到，很明顯就是會被炮，所以我建議助理們還是早點上手基本功。

助理小工具＆向上管理的美學

助理最大的問題之一就是「老闆捉摸不定」或是「老闆就是神隱少年/女」，這時候由下屬對老闆的「向上管理」就非常重要了。

介紹一些小工具

1. Gmail：郵件第一品牌，好用不檔信。注意一定要開延後寄信（給你30秒時間反悔的機會），善用標籤和自動分類。
2. Google 日曆：日曆軟體很多，但能夠完全跨平台的，只有Google日曆，官方APP就很好用了，一定要幫老闆裝一個，除非你有24/7幫老闆排行程的能力和耐心。
3. Google Keep：就是網路界最方便的便條紙軟體，養成所有便條都是數位化，方便搜尋和整理，不用擔心便條紙不見。
4. Google Doc：很多人以為只是線上的word，但其實可以當作老闆跟你之間的討論版，相較於在line上討論散漫的想法，打在整張A4上的文字會比你想像的更實際、更正式，更精準。

介紹一些小心法

1. 常用便條紙範例，只要有一個沒有打勾或沒內容，直接問到有資訊為止

• Who（人）：到底是誰要做？向誰報告？
• When（時間）：詳細的年月日幾點幾分
• Why（事由）:為何要這樣做？這個有什麼要達成的目標？
• Where（地點）：在哪裡，要什麼設備
• How（下一步）：看到紙條後第一件要做的事
  範例
  Who:OOO老師
  When:11/32(六)下午3:10~5:10
  Why：上週研討會後缺課要補課
  Where:1708教室
  How：請助教借教室和貼公告

2. 圖像法：用樹狀圖來整理自己的工作和老闆的工作。
3. 適度戒斷Line：每天設定上班時間其中兩小時不要看Line，目標是希望能夠取得一些「真實聯繫」或是「自己專注的時間」，一直看Line只是在「讓事情『好像』有進度」。

代結語：當一個不完美的助理

很多人說助理不好當，我非常認同，一樣是那句話「因為助理就是在處理低價值的工作」，但如果我們善用工具和腦袋拆解並重新組織助理的工作，目標不是做到「最好」，而是用「最少」的成本，完成「大部分」的工作。甚至惡意不完成某些工作，讓爛工作自動消失。
最後，不要被「不完美」這三個字給困惑，你只是老闆的手足，你一定不可能做到跟老闆本人一樣好或是完全照他的想法，但你可以用「你的方式」讓事情做的更好。甚至用「你的方式」，替老闆謀利益，這時候你就不再是手足，而是老闆的伙伴，這時候你就會看到助理以外的一片天。
至於助理技能做的好有啥用？當你開始正式的工作，你就是你自己唯一的助理，誰能幫你？就是這些技能了…